Recht auf Vergessenwerden

Zum Datenschutz gehört es, Daten vor dem Zugriff Unbefugter und auch vor der (un)absichtlichen Vernichtung zu schützen. Es gilt aber auch der Grundsatz: so viele Daten wie nötig, so wenig wie möglich. Entsprechend müsst Ihr auch darauf achten, Informationen, die Ihr nicht mehr benötigt und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, zu löschen. Die Unterlagen eines Bewerbers, der sich vor drei Jahren vorgestellt hat, die Belege für die Kosten einer Fortbildung aus 2009, Patientenakten aus dem vorigen Jahrhundert, all solche Daten müssen und sollen keinen Platz mehr in Aktenschränken und Datenspeichern belegen. Als Praxisinhaber:innen seid Ihr dafür zuständig, dass solche Daten aus der Praxis verschwinden. Löschen mit System Über alte Daten stolpert Ihr sicher hin und wieder zufällig – und löscht bzw. vernichtet sie dann. Besser ist es, ein Löschkonzept zu haben. So könnt Ihr dabei vorgehen: Schritt 1: Status quo erheben Welche Daten befinden sich in der Praxis und wo werden sie gespeichert bzw. aufbewahrt? Hier könnt Ihr das Verarbeitungsverzeichnis heranziehen, denn dort sollten die Informationen bereits festgehalten sein. Schritt 2: Übersicht über die Löschfristen Weist den jeweiligen Kategorien der Daten ihre Löschfristen zu. Die gängigsten Löschfristen haben wir in der Tabelle rechts für Euch zusammengefasst. Diese könnt Ihr, wenn nötig, ergänzen. Schritt 3: Zuständigkeiten verteilen Als Praxisinhaber:in entscheidet am Ende Ihr, was gelöscht wird. Das heißt aber nicht, dass Ihr Euch keine Hilfe holen könnt. Entscheidet, welche Mitarbeiter:innen welche Daten im Blick behalten und zur Löschung vorschlagen können. Schritt 4: Fristen festlegen Bis wann werden die Datensätze gesichtet? Bis wann werden sie gelöscht? Bestimmt dafür feste Termine zum Beispiel zur Jahresmitte oder dem Jahresende. Wenn Ihr bisher beim Löschen alter Daten eher zurückhaltend wart, wird die erste Runde wahrscheinlich arbeitsintensiv. Wiederholt Ihr den Vorgang aber in regelmäßigen Intervallen, sammeln sich weniger alte Daten an, es entwickeln sich Routinen und die Arbeit wird schneller erledigt. Schritt 5: Vorgehen dokumentieren Auch hier gilt: Dokumentiert Euer Vorgehen. Haltet fest, welche Daten wann und vom wem gesichtet bzw. gelöscht wurden. Die gängigsten Löschfristen in Heilmittelpraxen Was? Gesetzliche Grundlage Frist Behandlungsdokumentation, Therapieberichte, Befunde u. ä. Patientenrechtegesetz gem.§ 63of BGB 10 Jahre Buchungsbelege (z.B. für Fortbildungskosten, Reisekostenabrechnung), Jahresabschlüsse, Steuerbescheide mit dazugehörigen Unterlagen, Inventare Gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO und§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB 10 Jahre Handelsbriefe (Schriftstück, wie Brief, Fax oder E-Mail, mit dem ein Geschäft unter Kaufleuten in die Wege geleitet, durchgeführt oder rückgängig gemacht wird) Gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB 6 Jahre Handwerkerrechnungen § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG 2 Jahre Bewerbungsunterlagen § 15 Abs. 4 AGG mindestens 2 Monate, maximal 6 Monate; im Falle einer Klage des Bewerbers auch darüber hinaus Gerichtsurteile, -beschlüsse, Ansprüche aus vollstreckbaren Vergleichen oder vollstreckbaren Urkunden Vgl. § 197 Abs. 1 Nr. 3 und 4 BGB 30 Jahre Diese Artikel gehören zum Themenschwerpunkt Datenschutz 2024: Gesetzliche Anforderungen an den Datenschutz Datenschutz umsetzen: Eure Pflichten im Überblick Fünf Fragen zum Datenschutzbeauftragten Auftragsdatenverarbeitung: Die Verantwortung bleibt bei der Praxis Recht auf Vergessenwerden: Datenschutz ist kein Artenschutz