Ergotherapie: Terminplanung bei Blankoverordnungen

30 Minuten motorisch-funktionelle Behandlung, ein- bis dreimal pro Woche, bei zehn Behandlungen je Verordnung – die klassischen Ergotherapie-Verordnungen, wie Ihr sie seit Jahrzehnten kennt, machen eine Terminplanung einfach. Nun kommen jedoch Patientinnen und Patienten mit einer Blankoverordnung in Eure Praxis. Das bedeutet: Die Blanko-VO ist 16 Wochen gültig, jede Behandlung kann zwischen 30 und 180 Minuten dauern und Ihr könnt entscheiden, wie oft eine Patientin in der Woche Therapie erhalten soll – je nach individuellen Möglichkeiten. Das ist für Eure Terminplanung eine Herausforderung, bietet aber auch tolle Optionen, Eure Patient:innen besser zu versorgen. Hier ein paar Ideen, wie Ihr die neuen Möglichkeiten im Praxisalltag nutzen könnt. In der Ergotherapie gibt es die Position „Analyse des ergotherapeutischen Bedarfs“. Diese könnt Ihr am Anfang jeder neuen Blankoverordnung in Anspruch nehmen und abrechnen. Das solltet Ihr auch auf jeden Fall tun und für die jeweilige Patientin oder den jeweiligen Patienten einen Therapieplan erstellen. Warum kann das sinnvoll sein? Anhand dieses Plans könnt Ihr dann Eure Terminplanung gestalten. Wenn Ihr die Befunderhebung und Zielplanung mit der Patientin besprochen habt, geht Ihr gemeinsam mit der Patientin durch, wie Ihr das festgelegte Ziel erreichen könnt. In dem Therapieplan legt Ihr die Heilmittel fest, die Ihr einsetzen möchtet und entscheidet, ob die Patientin Einzeltherapie, Parallel- oder Gruppenbehandlung oder eine Kombination erhalten soll. Auch telemedizinische Leistungen können bei einigen Patient:innen sinnvoll sein. Je nach kognitiver bzw. körperlicher Konstitution der Patientin entscheidet Ihr über die Länge und Frequenz der einzelnen Behandlungen. Daraus ergibt sich, wie viele Termine die Patientin in etwa erhalten wird. Diesen Ablauf könnt Ihr natürlich bei all Euren Patient:innen nutzen, um Therapiepläne und eine entsprechende Terminplanung zu gestalten. Nun habt Ihr verschiedene Möglichkeiten: Maximalplanung Wenn Ihr einen Therapieplan über 16 Wochen erstellt habt, könnt Ihr natürlich schon alle Termine für die nächsten 16 Wochen vereinbaren. Orientiert Euch dafür an Eurem Therapieplan. Ihr könnt in der Terminplanung auch schon Parallelbehandlungen und Gruppentherapien, thermische Anwendungen und Co. einplanen. Schaut, wann eine Integration ins häusliche und soziale Umfeld Sinn macht oder auch, ob es sinnvoll ist, kleine Pausen einzubauen. Blockplanung Termine für 16 Wochen im Voraus zu planen, gestaltet sich für Euch schwierig oder Ihr wollt erstmal schauen, wie die Therapie und die ausgewählten Therapiezeiten und Frequenzen bei einem Patienten wirken? Dann plant die Termine doch einfach in Etappen. Die ersten vier Wochen sofort und dann immer so rechtzeitig, dass Eure geplanten Behandlungszeiten und -frequenzen auch zu Eurem Terminkalender passen. Ihr könntet dann beispielswiese in 4-Wochen-Blöcken planen. Hinweis: Keine Angst vor der roten Ampelphase Habt keine allzu großen Sorgen vor der roten Ampelphase. Um sie zu erreichen, müsst Ihr Eure Patient:innen schon sehr intensiv behandeln. Wir haben für Euch eine Tabelle erstellt, die Ihr Euch unter www.up-aktuell.de/BV-Tabelle herunterladen könnt. Mithilfe dieser Tabelle könnt Ihr testen, wie viele Behandlungen nötig sind, bis die rote Phase erreicht ist. Für Euch zur Einschätzung: Ihr könnt eine Patientin in der Diagnosegruppe SB1 mit einer motorisch-funktionellen Behandlung dreimal die Woche, also 30 Minuten plus je ein Zeitintervall (ZI) Vor- und Nachbereitung, über 16 Wochen behandeln und seid damit noch immer mit 144 Zeitintervallen in der gelben Ampelphase – genau genommen wären es 3,6 Behandlungen je Woche. Ihr seht: Ihr hättet selbst hier noch Spiel, falls Eure Patientin hier und da ein viertes Mal in einer Woche kommen möchte. Bei PS3 und PS4 könnt Ihr einen Patienten sogar viermal die Woche mit 30 Minuten behandeln, ohne in die rote Phase zu kommen. Rechenbeispiel: Wirtschaftlichste Terminplanung Für die Praxis ist es wirtschaftlich am sinnvollsten, wenn Ihr für Eure Patient:innen bei jedem Termin die kürzeste Behandlungszeit von 30 Minuten wählt. Denn Ihr könnt zu jedem Termin ein Zeitintervall von 15 Minuten Vor- und Nachbereitung abrechnen, das Ihr als erfahrene Therapeut:innen kaum ausschöpft. Plant Ihrfeste Zeitabschnitte am Tag oder in der Woche für die Vor- und Nachbereitung ein, könnt Ihr so planen, dass Ihr mit der nicht verwendeten Zeit für die Vor- und Nachbereitung neue Termine vergebt. Hinweis: Die Vor- und Nachbereitungszeit so zu nutzen, wie Ihr sie tatsächlich benötigt, ist laut GKV-Spitzenverband auch erlaubt. Beispiel: 30 Minuten Behandlungszeit = 2 ZI + 1 ZI Vor- und Nachbereitung = 3 ZI bei 3 Terminen pro Woche. 3 Termine mal 16 Wochen = 48 Termine Bei einer realistischen Vor- und Nachbereitungszeit von 5 Minuten je Termin würdet Ihr bei jedem Termin 10 Minuten erwirtschaften. Bei 48 Terminen wären das 480 Minuten = 8 Stunden in 16 Wochen je Patient:in – also ein ganzer Arbeitstag, den Ihr nutzen könnt, um andere Patient:innen zu versorgen. Und natürlich steigt auch der Minutenpreis bei jeder Behandlung, wenn Ihr kürzere Termine macht und die Vor- und Nachbereitung kürzt, Ihr z. B. nur fünf statt 15 Minuten für die Vor- und Nachbereitung benötigt. Beispielrechnung: Vergleich der Minutenpreise bei 30 Minuten-Behandlungen (3 ZI) und 180 Minuten-Behandlungen (13 ZI) 15 Min. Vor- und Nachbereitung: 3 ZI x 17,59 Euro = 52,77 Euro/45 Min. = 1,17 Euro pro Minute 5 Min. Vor- und Nachbereitung: 3 ZI x17,59 Euro = 52,77 Euro/35 Min. = 1,51 Euro pro Minute 15 Min. Vor- und Nachbereitung: 13 ZI x 17,59 Euro = 228,67 Euro/195 Min. = 1,17 Euro pro Minute 5 Min. Vor- und Nachbereitung: 13 ZI x 17,59 Euro = 228,67 Euro/185 Min. = 1,24 Euro pro Minute Hinweis: Wenn Ihr zu Beginn der Behandlung einen Therapieplan erstellt, könnt Ihr auch schon in etwa abschätzen, wie viele Zeitintervalle Ihr benötigen werdet. Warum ist das wichtig? Befindet Ihr Euch laut Therapieplan noch in der grünen Ampelphase wisst Ihr: Entsteht in der Praxis aufgrund einer Absage eine Terminlücke, kann die Patientin jederzeit für eine Extrabehandlung einspringen oder die Behandlung spontan verlängern. Wisst Ihr, wie viele Zeitintervalle Eure Patientin am Ende circa benötigt, könnt Ihr ihr auch schon ungefähr die Höhe der Zuzahlung nennen. Ihr habt direkt eine Basis für einen Therapiebericht, falls Ärzt:innen ihn angefordert haben.